Fluxo de caixa: tenha controle sobre as finanças da sua empresa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes e eficientes para fazer a gestão financeira de uma empresa. O objetivo dela é registrar (e também projetar) o resultado de todas as movimentações financeiras do seu caixa.

Mas o que é um fluxo de caixa? Simples: é o registro de entrada e saída dos recursos financeiros da empresa. Quando a entrada é maior do que a saída, temos um saldo positivo. Já, quando a saída é maior, você provavelmente entrará no vermelho e terá prejuízos.

Um fluxo de caixa pode ser diário, semanal, mensal ou anual. Além dos registros, é importante que ele tenha projeções e estimativas. Também é essencial que você contabilize os saldos dos ciclos anteriores para ir compondo sua disponibilidade de caixa.

Mas como fazer isso de uma forma prática e eficiente? Listamos aqui algumas dicas. Acompanhe a seguir!

Determine qual será sua periodicidade

Já falamos que o fluxo pode ser diário, semanal, mensal ou anual. Não importa o formato, você precisa determinar essa periodicidade. Ninguém melhor do que você para analisar qual é o volume de movimentação da sua empresa o melhor período para fazer esse controle. Mas é fundamental que os dados sejam constantemente atualizados e suas anotações alimentadas com todas as movimentações financeiras efetuadas.

Analise suas entradas e seus pagamentos para compor seu fluxo de caixa. Se você não tem demanda para fazer um fluxo diário ou semanal, organize as finanças do mês. Isso pode ajudar muito na hora de prever gastos e pagamentos que precisam ser feitos futuramente, sem que você comprometa o dinheiro antecipadamente.

Contas a receber

Para ter controle total, você precisa saber exatamente quanto tem para receber e como agir em cada situação. Por exemplo, você pode ligar e manter um contato mais pessoal com devedores de valores mais altos e que estão mais atrasados. Com aqueles que devem menos, você pode mandar apenas um e-mail para manter a comunicação. O importante é não deixar ninguém esquecer-se de que deve dinheiro para sua empresa.

Você também deve facilitar o pagamento e diversificar as opções. Quanto mais opções e facilidades sua empresa oferecer, mais simples será para seus clientes ficarem em dia. Outra boa sugestão é oferecer descontos para quem adiantar pagamentos.

Contas a pagar

Para ter equilíbrio, você precisa saber exatamente quais são suas obrigações financeiras. Gerencie suas contas e pague todas em dia, evitando gastos desnecessários com multas e atrasos. Para facilitar, coloque suas contas básicas (água, luz e gás) em débito automático.

Prepare-se para imprevistos

Os imprevistos sempre acontecem. Quanto mais preparado você estiver, menos eles afetarão seu negócio. Por isso, você deve ter uma boa reserva de rendimentos para eventualidades, como acidentes de trabalho, manutenções inesperadas de computadores e crises no mercado econômico.

Mas como o fluxo de caixa pode ajudar nisso? Simples: separe um valor mensal (já previsto no seu planejamento) e chame de fundo de emergência. Coloque depósitos regulares a partir do fluxo de caixa da empresa, e você estará preparado para qualquer imprevisto.

Defina objetivos

É com o fluxo de caixa que você pode projetar o que vem pela frente. Em cenários de crise, isso é essencial para que sua empresa não seja muito afetada por períodos de baixa.

Mas podemos e devemos pensar positivamente. É olhando para o seu fluxo de caixa que você pode pensar em expandir ou fazer investimentos no seu negócio.

Estipule objetivos e metas e vá à busca deles. Lembre-se: se você não sabe aonde quer chegar, nenhum vento será favorável.

Seja organizado

Não existe um método específico e correto para fazer seu fluxo de caixa. Alguns empresários escolhem utilizar um método analógico, fazendo anotações e contas em papel. Outros escolhem contratar uma ferramenta para auxiliar no gerenciamento. Mas você pode facilmente encontrar planilhas gratuitas totalmente preparadas para ajudar você com o controle financeiro da sua empresa.

Entenda a importância de manter controle sobre o fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser imaginado como um reservatório de água. O líquido entra por uma fonte e sai por outra extremidade. Se o fluxo de saída for mais forte que o de entrada, logo o reservatório secará. E se isso acontecer com as finanças da sua empresa, ela logo estará sem dinheiro para pagar suas obrigações, como impostos, folhas de pagamento e aluguel.

Os principais problemas de não gerenciar corretamente o fluxo de caixa são:

Prejuízos

Sem planejamento, sua empresa pode encontrar-se sem dinheiro em caixa para pagar impostos e outras obrigações. Acabará tendo de pagar mais ainda, em juros e multas.

Oportunidades perdidas

O controle de fluxo de caixa permite ao seu negócio enxergar com mais clareza as principais fontes de receitas e os clientes que custam mais caro, por serem inadimplentes ou adquirirem produtos de menor rentabilidade. Também será possível identificar em quais momentos a empresa tem mais dinheiro nas mãos e pode fazer um investimento, ou adiar um pagamento.

Falta de liquidez

Especialmente em momentos em que o crédito é difícil de arrumar, a empresa pode ter que se financiar com o próprio dinheiro. O fluxo de caixa permite saber quando é possível fazer isso com segurança.

Insatisfação dos clientes

Sem controle do fluxo, sua empresa pode ter de atrasar entregas porque não teve dinheiro para comprar ou enviar produtos, ou, ainda, contratar um funcionário a mais para atender os clientes. Já, com a gerência correta, o negócio entrega tudo no prazo e toma decisões melhores.

Tipos e formas de uso de fluxo de caixa

Um fluxo de caixa típico lista as fontes e os usos de dinheiro (como vimos acima) e divide-se em três componentes:

  • Operacional — o famoso capital de giro, aquele gerado por operações internas, como as vendas do seu negócio, e que está sob o seu controle.
  • Investimentos — gerado por tarefas que não são a atividade-fim da empresa, como aquisição de imóveis, equipamentos e outros ativos fixos. Discrimina a aquisição de bens que são importantes para a empresa trabalhar.
  • Financeiro — é o dinheiro de e para fontes externas, como credores, investidores e acionistas. Empréstimos, amortizações, emissão de debêntures e ações e pagamento de dividendos estão entre os itens incluídos nesta parte.

Neste artigo, você aprendeu sobre os principais passos para gerenciar o fluxo de caixa:

  • Determinar a periodicidade — o fluxo de caixa só funciona se determinarmos um período. Ele pode ser diário, semanal, mensal ou anual, dependendo do volume de transações da empresa e do objetivo.
  • Listar as contas a receber — registrar o dinheiro das vendas constantes das notas fiscais emitidas, das vendas a prazo (parceladas) e de dívidas atrasadas.
  • Pontuar as contas a pagar — identificar quais contas naquele período a empresa deve pagar, como salários, compras, contas de água e eletricidade, aluguel de espaço comercial e impostos.
  • Contribuir para o fundo de emergência — reservar uma pequena parcela das receitas a cada período para a empresa usar em caso de necessidade, como fazer um conserto, recompensar um cliente que recebeu um produto com defeito ou pagar uma viagem de negócios que não estava prevista.
  • Definir metas — traçar um objetivo, como atingir certo volume de vendas ou de lucro, permitirá usar o fluxo de caixa como uma ferramenta. A administração passa a fazer simulações, como “qual deve ser o volume X de receita para alcançarmos o retorno sobre investimento Y?”. Assim, o fluxo de caixa ganha ainda mais utilidade e ajuda a empresa a crescer.

Nós, da Conta Ágil, construímos uma planilha pensando em tudo o que você precisa saber sobre seu fluxo de caixa. Nela, você tem acesso aos seus gastos totais, consegue ter uma fotografia completa da saúde financeira do seu negócio, com gráficos ilustrativos demonstrando os resultados.

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