Entenda os custos de sua folha de pagamento e como gerenciá-la

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Funcionários talentosos, motivados e produtivos são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, daí a importância da folha de pagamento. Saber calculá-la e gerenciá-la corretamente também evita que o negócio perca dinheiro com juros e multas.

Uma folha de pagamento bem administrada minimiza possibilidades de pagamentos desnecessários e ajuda a manter seus funcionários motivados, pois não haverá dúvidas a respeito da relação existente entre eles e sua empresa.

Mas, você sabe o que é folha de pagamento e a melhor forma de administrá-la? Vamos te ensinar neste artigo.

O que é folha de pagamento?

É a lista das remunerações pagas aos funcionários da empresa. É importante usar a palavra “remunerações” em vez de “salários” porque, muitas vezes, os salários líquidos correspondem a menos da metade da folha. Encargos trabalhistas como FGTS, INSS, vale-transporte e outros podem chegar a 60% do custo.

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo preciso da folha exige conhecimentos de rotinas de departamento pessoal e legislação trabalhista. O regime tributário adotado pela empresa também faz diferença. Por isso, pode ser útil contar com ajuda especializada para essa tarefa. No entanto, existem algumas noções básicas que todos podemos dominar.

Os encargos básicos que devem constar na folha, pagos pela empresa, são:

  • 8% de FGTS;
  • salário de férias com um terço a mais (quem recebe R$ 1.000 por mês tem R$ 1.333,33 de férias);
  • 13º salário.

E existem ainda dois encargos deduzidos do salário do trabalhador:

  • 8% a 11% de INSS;
  • até 6% do salário para vale-transporte (se for necessário mais do que isso, a diferença é custeada pela empresa).

Informação importante: esses encargos continuam sendo obrigatórios mesmo após a reforma trabalhista.

Quais as melhores dicas para gerenciar a folha?

Alguns processos gerenciais ajudam na administração da folha. Confira a seguir.

Classificar funcionários por categorias

Cada profissão é regida pela respectiva convenção coletiva e, quanto maior for a empresa, maior será o número de sindicatos envolvidos. Agrupar os colaboradores em categorias vai ajudar a seguir as normas.

Manter contato estreito com a contabilidade

A contabilidade da empresa deve estar em dia para garantir que haverá dinheiro em caixa para cumprir com todas as obrigações, inclusive o pagamento de férias, 13º e eventuais licenças-maternidade.

Manter um livro de ponto

É preciso manter um registro atualizado de faltas, horas extras, trabalho noturno e outros itens que afetam a folha. Isso também ajuda a empresa a não ser “surpreendida” quando um funcionário tira férias e a sua ausência prejudica o dia a dia do negócio.

Contar com a tecnologia

Ferramentas online de gestão facilitam e muito o trabalho com a folha e podem disparar lembretes de modo a fazer a equipe se planejar melhor para o pagamento das obrigações.

Quais problemas posso ter com a folha de pagamento?

A negligência ou a falta de cuidado com a folha podem gerar vários problemas para a empresa. O primeiro deles é o prejuízo com juros e multas quando o negócio não tem dinheiro em caixa para pagar obrigações, como FGTS, em dia. Além disso, atrasar o pagamento dos funcionários deixa sua equipe desmotivada e pode levar os melhores talentos a saírem da empresa.

Como você viu neste artigo, gerenciar uma folha de pagamento é muito importante e requer bastante trabalho. Por isso, você também poderá achar útil nosso texto Conheça 7 vantagens da contabilidade online. Boa leitura!

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